「アルコールチェックの記録簿、いつまで保管しておけばいいの？」 「毎日数枚ずつ増える記録用紙で、キャビネットがもう限界…」

2023年12月の義務化以降、多くの企業でアルコールチェックが日常業務となりました。しかし、測定すること自体に意識が向きがちで、その後の「記録の保存・管理」がおろそかになっているケースが見受けられます。

結論から言えば、アルコールチェックの記録は法律で「1年間」の保存が義務付けられています。 たかが1年と思うかもしれませんが、従業員数が多い企業では膨大な量となり、紙での管理は紛失や劣化のリスクと隣り合わせです。

本記事では、保存義務の正確な期間と内容、そして監査時に慌てないための「効率的な保存方法（電子化）」について解説します。

目次

• 1. 法律で決まっている「保存期間」と「必須項目」
• 2. 「紙・Excel」での保存に潜む3つのリスク
• 3. 解決策：「クラウド保存（BSS for ALC）」でペーパーレス化
• 4. まとめ：記録は「守りの要」。システムで確実な保存を

法律で決まっている「保存期間」と「必須項目」

道路交通法施行規則により、安全運転管理者はアルコール検知器を用いた確認結果を記録し、以下の期間保存しなければなりません。

保存期間：記録した日から「1年間」

確認を行った日から起算して1年間は、いつでも提示できるように適切に管理・保管することが求められます。 例えば、2024年4月1日の記録は、2025年3月31日まで廃棄してはいけません。

保存しなければならない「8つの必須項目」

ただ保存していれば良いわけではなく、以下の項目が網羅されている必要があります。

1. 確認者の氏名
2. 運転者の氏名
3. 運転しようとする自動車の登録番号（ナンバー）
4. 確認の日時
5. 確認の方法（対面、電話、WEB等）^*1
6. 酒気帯びの有無（管理者による確認）
7. 指示事項（ある場合）
8. その他必要な事項

これらに記載漏れがあったり、そもそも記録が見つからなかったりすると、公安委員会の監査等で指導の対象となります。

^*1：遠隔での確認の場合、対面に準じた方法での確認が求められる場合があります。

参照：e-Gov法令検索｜道路交通法第9条

「紙・Excel」での保存に潜む3つのリスク

「とりあえずExcelに入力して印刷し、ファイルに綴じている」という企業も多いですが、1年間の長期保存において、アナログな手法には限界があります。

リスク1：物理的な「紛失・劣化」

紙は汚損や紛失のリスクが高い媒体です。また、感熱紙（レシート）タイプの記録は、時間が経つと印字が消えてしまうことがあり、いざという時に「証拠」として機能しない恐れがあります。

リスク2：監査時の「検索」が困難

万が一、事故が発生した際や監査の場面で、「〇月〇日のAさんの記録を出してください」と求められたとします。 膨大な紙の束から特定の一枚を探し出すには時間がかかり、管理体制の不備を疑われる原因にもなりかねません。

リスク3：Excelデータの「改ざん」疑義

Excel等の表計算ソフトで保存する場合、後から誰でも数値を書き換えられる状態（訂正履歴が残らない状態）だと、データの「真実性」が問われる可能性があります。

解決策：「クラウド保存（BSS for ALC）」でペーパーレス化

これらの課題を根本から解決するのが、クラウドシステムによるデータ保存です。 アネストシステムの「BSS for ALC」を使えば、測定と同時に保存業務が完了します。

1. 測定結果を「自動」で1年間以上保存

ドライバーがアプリで測定すると、結果は自動的にクラウドサーバーへ送信・保存されます。 「書き忘れ」や「紛失」の心配がなく、物理的な保管スペースも不要です。もちろん、法令で定められた1年間の保存期間にも完全対応しています。

2. 「いつ・誰が」測定したか一発検索

管理画面上で、日付やドライバー名、車両番号などで検索をかければ、必要なデータを瞬時に呼び出せます。 PDFやCSVでの出力も簡単なため、監査対応や月報の作成が劇的にスムーズになります。

3. 他の業務データと「一元管理」

BSS for ALCは、単なる記録保存ツールではありません。 運行管理システム（BSS）と連携することで、点呼記録や運転日報とアルコールチェック結果を紐づけて一元管理できます。これにより、「日報はあるのにアルコールチェック記録がない」といった不整合を防ぎます。

BSS for ALCの機能について詳しくはこちら

まとめ：記録は「守りの要」。システムで確実な保存を

アルコールチェックの記録は、会社が安全運転義務を果たしていることを証明する「守りの要」です。 「たかが記録」と侮らず、紛失や改ざんのリスクがないクラウドシステムで、確実な管理体制を構築しましょう。

「今のExcel管理で法的に問題ないか不安だ」 「紙の山をなくして、ペーパーレス化したい」 そうお考えの方は、ぜひアネストシステムの「BSS for ALC」の導入をご検討ください。

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